Mengelola stok adalah tantangan terbesar bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang. Kenapa begitu? Ini karena sulit untuk mengontrol item di cabang, terutama jika cabang Anda tidak hanya satu.
Jika bisnis Anda bergerak di bidang jual beli rumah atau mobil, mungkin ini akan sedikit lebih mudah karena barang yang dijual banyak dan biasanya dalam jumlah kecil. Namun jika Anda menjalankan bisnis retail yang memiliki banyak item dengan item hingga ribuan, maka hal ini akan sangat membingungkan.
Sebagai salah satu fasilitas permanen, gudang dirancang untuk membantu mencapai target tingkat pelayanan yang baik dengan total biaya yang rendah. Gudang juga menjadi sistem logistik suatu perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan memberikan informasi tentang status barang. Tidak ketinggalan, pihak gudang juga memberikan informasi kondisi material atau produk yang disimpan hingga produk diminta sesuai jadwal produksi.
Pergudangan menerapkan istilah Warehouse Management yang berarti suatu sistem pengelolaan pergudangan dan pendistribusian barang. Tujuannya agar barang yang disimpan tetap dalam kondisi baik apabila didistribusikan kepada pelanggan atau pemegang saham pada waktu yang tepat dan dalam jumlah yang tepat.
Karena gudang berhubungan langsung dengan penjualan, maka pengelolaan gudang sangat penting untuk kelangsungan bisnis Anda. Dimana ketika stok barang di gudang tidak sesuai dengan penjualan maka akan berdampak pada kerugian, baik karena penjualan gagal atau terlalu banyak persediaan yang tersedia di gudang. Berikut beberapa cara sederhana untuk mengelola stok barang di gudang agar bisnis Anda bisa berjalan dengan baik.
Baca juga: Mengenal Jenis Barang dalam Inventory Management
Siapkan data seakurat mungkin
Saat menyiapkan data, tetapkan individu tertentu yang bertanggung jawab untuk merekam. Perorangan harus mencatat seakurat mungkin seperti input stok masuk dan stok habis yang dapat dibantu dengan program pendukung agar proses pencatatan lebih akurat. Tujuan dilakukannya hal ini agar Anda mengetahui terlebih dahulu data dari periode sebelumnya, kemudian menentukan target pemasaran dan perkiraan penjualan untuk periode saat ini.
Meskipun beberapa perusahaan distributor atau manufaktur terkadang menggunakan sistem pre-order dan data pesanan yang masuk akan digunakan sebagai dasar untuk menentukan angka persediaan. Untuk mengembangkan bisnis distributor yang masuk, Anda juga perlu berdiskusi dan berkonsultasi lebih dalam dengan tim marketing saat ingin menentukan angka persediaan stok Anda.
Buat Perkiraan Inventaris
Setelah Anda mengumpulkan data input dan output barang, langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat forecast atau perkiraan stok persediaan berupa jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode tersebut. Ini bukan langkah yang mudah jika Anda memiliki penjualan berbagai jenis produk. Ini juga akan sulit karena pada langkah ini Anda harus menentukan jumlah per item.
Lakukan Cek Sebelum Barang Disimpan
Langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa Anda selalu memeriksa barang sebelum meletakkannya di rak. Pengecekan ini bisa dilakukan sebelum memberikan kode agar dapat mengetahui apakah barang tersebut tercatat di tumpukan stok barang atau tidak. Pemeriksaan ini juga dapat membantu untuk mengetahui item mana yang memiliki cacat, kesalahan produksi, dan kesalahan lainnya sebelum memutuskan untuk menyimpannya. Khusus untuk barang cacat bisa dikumpulkan di satu tempat lain dan jangan lupa untuk memberikan tanda atau catatan kecil tentang informasi cacat tersebut.
Berikan Kode pada Setiap Item
Pemberian kode pada setiap barang akan sangat membantu saat menjual barang. Misalnya, jika ada pelanggan yang membeli baju dengan kode MM pink, maka sebagai penjual, Anda akan langsung mengerti apa yang diminta dan dipesan oleh pelanggan tersebut. Jika barang tidak diberi kode, transaksi akan semakin sulit dan dapat menurunkan citra perusahaan Anda di mata pelanggan. Selain itu, kode juga akan membantu saat menata barang di gudang.
Pisahkan Stok Baru dan Stok Lama
Pencampuran stok baru dan lama hanya akan membuat kebingungan saat mencatat dan memeriksa inventaris. Bila ada dua item ini, ada baiknya untuk memisahkan stok lama dan stok baru agar lebih mudah menghitung jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual. Anda juga bisa menyediakan tempat khusus untuk stok baru agar tidak tercampur barang stok baru dan lama.