Bagan akun adalah salah satu alat utama kontrol ekonomi dan keuangan suatu organisasi. Ini adalah satu set akun yang mewakili transaksi (pendapatan dan pengeluaran) dengan cara yang strategis dan memfasilitasi pengelolaan keuangan bisnis Anda.
Ini adalah instrumen fundamental untuk administrasi perusahaan dan juga dalam penyusunan laporan keuangan. Lanjutkan membaca untuk lebih memahami apa itu bagan akun, pentingnya dan bagaimana mengaturnya.
Apa itu bagan akun?
Bagan akun adalah dokumen yang mengkategorikan akun organisasi. Kumpulan entri dan keluar diklasifikasikan dan diatur untuk mewakili pergerakan keuangan, patrimonial dan ekonomi perusahaan.
Berikut adalah dua jenis bagan akun yang paling banyak digunakan:
Bagan akuntansi akun
Bagan akuntansi akun perlu dikembangkan sesuai dengan aturan UU No. 6.404 / 76 dan Standar Akuntansi Brasil. Oleh karena itu, struktur instrumen harus mengikuti pola dasar dan akibatnya mirip dengan dokumen perusahaan lain.
Informasi yang diperoleh dalam bagan akun akuntansi akan digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, seperti Neraca dan Laporan Arus Kas.
Bagan Manajemen Akun
Tidak seperti akuntansi, bagan akun manajerial tidak perlu mengikuti standar. Ini dilakukan dengan cara yang lebih sederhana, untuk digunakan dalam administrasi bisnis.
Jenis bagan akun ini membantu dalam pengambilan keputusan organisasi dan memfasilitasi persiapan laporan keuangan.
Dokumen tersebut dapat memanfaatkan informasi dalam bagan akun akuntansi, dan mengatur data secara strategis, berdasarkan prioritas dan kebutuhan manajemen perusahaan.
Integrasi rencana
Seperti yang telah disebutkan, bagan akun akuntansi digunakan untuk menghasilkan bagan akun manajemen. Untuk memfasilitasi prosesnya, menarik untuk mengotomatiskannya menggunakan perangkat lunak khusus.
Untuk apa bagan akun?
Akuntansi perusahaan bertanggung jawab untuk mengembangkan beberapa laporan keuangan, laporan, dokumen, dan kontrol . Untuk ini, ia harus mengatur pintu masuk dan keluar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan persyaratan hukum.
Agar pekerjaan menjadi efisien, semua profesional dan sektor yang terlibat harus mengikuti model yang sama, yaitu mengikuti standar untuk memastikan komunikasi yang optimal.
Dengan kata lain, dengan bagan akun, setiap transaksi diperlakukan dengan cara yang sama dalam laporan, laporan, dan dokumentasi lainnya. Lihat untuk apa alat itu:
- perkembangan laporan keuangan ;
- analisis situasi keuangan, ekonomi dan patrimonial;
- standarisasi catatan akuntansi;
- penyusunan anggaran perusahaan ;
- optimalisasi pekerjaan bidang akuntansi dan keuangan;
- menyediakan data yang berguna untuk administrasi bisnis.
Bagan struktur akun yang ideal
Struktur dokumen berbeda sesuai dengan jenis bagan akun yang dibuat. Bagan akun harus dibagi menjadi:
- Aset: aset lancar, tidak lancar, jangka panjang, investasi, aset tetap, aset tidak berwujud;
- Kewajiban: lancar, tidak lancar, ekuitas pemegang saham.
- Hasil untuk tahun ini: pendapatan dan pengeluaran.
Manajemen dapat diatur sesuai dengan segmen dan kebutuhan spesifik perusahaan, selalu bertujuan untuk mengklasifikasikan arus kas masuk dan arus keluar.
Lihat 4 tips membuat bagan akun
Sekarang pahami langkah-langkah mendasar untuk pengembangan Anda.
- Daftar informasi yang akan digunakan
Sangat penting untuk mengatur data yang ada dalam bagan akun untuk memastikan keefektifannya. Oleh karena itu, buat daftar semua akun yang akan masuk ke dokumen dan tentukan grup di mana masing-masing akun menjadi bagiannya.
Itu selalu menarik bahwa data diatur ke dalam level dan sub-level untuk memfasilitasi visualisasi dan, akibatnya, pemahaman. Jika perlu, komentar dan indikasi penggunaan dapat diterapkan untuk memastikan bahwa alat digunakan dengan benar.
- Pahami perbedaan antara konsep
Mereka yang bekerja dengan akuntansi harus selalu belajar untuk memastikan kualitas pekerjaannya. Hal ini penting untuk tetap up-to-date pada update di daerah, undang-undang dan peraturan baru, serta untuk memastikan bahwa pengetahuan yang diperoleh tidak jatuh di pinggir jalan.
Kesalahan umum yang membahayakan kualitas bagan akun apa pun adalah kebingungan di antara konsep-konsep tersebut. Untuk menghindari masalah, penting untuk memastikan bahwa semua profesional yang terlibat mengetahui pengeluaran, biaya, pengeluaran , di antara istilah lain yang akan ada di alat.
- Manfaatkan teknologi
Di masa lalu, bagan akun perlu dilakukan dengan kertas dan pena – yang membuat prosesnya lebih lama, lebih rumit, dan rentan terhadap kesalahan. Untungnya, saat ini ada perangkat lunak manajemen dan spreadsheet yang membuat tugas ini lebih sederhana.
Alat teknologi berguna untuk mengembangkan, memberi makan, dan memvisualisasikan bagan informasi akun dengan cara sebaik mungkin. Perlu dilakukan penelitian untuk menemukan alternatif yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis, dengan mempertimbangkan anggaran, ukuran, dan segmen perusahaan.
- Renungkan struktur bagan akun
Untuk memahami data, kelompok, dan klasifikasi apa yang akan dimiliki bagan akun, penting untuk mengetahui laporan mana yang akan dihasilkan. Seperti yang telah kami katakan, salah satu tujuan utama dari alat ini adalah untuk mendukung pembuatan laporan keuangan dan dokumen keuangan lainnya.
Oleh karena itu, informasi yang diperlukan untuk penjabaran dokumentasi ini harus dimasukkan dalam bagan akun sejak awal untuk menghindari pengerjaan ulang atau kesalahan dalam interpretasi data.
Seperti yang telah kita lihat, bagan akun memiliki beberapa manfaat bagi organisasi. Instrumen tersebut menstandarisasi transaksi keuangan, memastikan bahwa informasi akan ditafsirkan dengan benar dan berkontribusi untuk meningkatkan pengambilan keputusan. Selain itu juga diperlukan untuk pemenuhan kewajiban perpajakan.