Dunia Event Organizer (EO) bisa menjadi bisnis yang menarik dan menguntungkan jika dikelola dengan baik. Dan tidak dipungkiri, komponen sponsorship merupakan salah satu komponen yang krusial dan diharapkan menjadi mutualisme bagi Anda para pegiat bisnis EO. Namun, membuat acara branding Anda untuk menarik pemirsa atau peserta, dan untuk menguntungkan Anda dan sponsor Anda tidaklah mudah. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam berbagai komponen yang membuat acara Anda berjalan dengan lancar, salah satunya adalah cara menghitung ROI ( Return on Investment ).
Anda harus menganggarkan berbagai pengeluaran terkait suatu acara yang ingin Anda selenggarakan. Jika anggaran pengeluaran Anda terlihat cukup besar, pihak sponsor akan berpikir dua kali, karena biasanya pihak sponsor akan cenderung menimbang-nimbang pengeluarannya untuk acara yang akan Anda buat. Dan ada kemungkinan pihak sponsor akan “kabur” dari acara Anda karena sengketa anggaran.
Oleh karena itu, Anda harus membuktikan melalui laporan anggaran yang disampaikan kepada sponsor bahwa diharapkan dapat mendatangkan nilai ROI yang tinggi. Menurut Survei Eventbrite 2017 40% dari 45 profesional sponsor acara menyatakan bahwa mengukur dan mengevaluasi nilai ROI sponsor adalah salah satu dari dua tantangan terbesar dalam sebuah acara.
Baca juga: Tips Menjalankan Bisnis Event Organizer
Ketahui Rasio ROI dalam Pengukuran ROI Sponsor
Pihak sponsor biasanya memiliki perhitungan ROI sendiri (ROI sponsorship) untuk dijadikan dasar pertimbangan dengan prediksi ROI yang Anda berikan sebagai aktivis EO. Ada sponsor yang terbuka dalam mendiskusikan dan mendamaikan ROI Anda dengan sponsor itu sendiri, ada juga yang tidak. Sponsor cenderung menginginkan rasio ROI 2:1, 3:1, atau bahkan 4:1.
Apa yang dimaksud dengan rasio? Jika anggaran Anda mengharuskan sponsor membayar sekitar Rp. 50.000.000 untuk nominal profit yang sama (Rp 50.000.000), maka bisa dibilang ROI anda untuk sponsor adalah 0. Jika rasionya 2:1, maka sponsor membayar Rp. 50.000.000, Anda harus memberikan keuntungan sebesar Rp 100.000.000.
Tentukan Langkah Tepat untuk Merencanakan dan Cara Menghitung ROI Sponsor
Setiap sponsor jelas menginginkan lebih dari ROI dasar yang disepakati. Pertanyaan selanjutnya, langkah apa yang harus dilakukan?
sebuah. Perhatikan Detail Aset yang Digunakan dan Biaya dalam Acara
Sebelum mengukur ROI, Anda harus mengetahui nilai aset yang nantinya akan dibeli dari dana sponsor. Perhatikan setiap detail aset yang ingin Anda gunakan. Itu artinya Anda juga harus menghitung dan mempertimbangkan secara akurat dan cermat menganggarkan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan kebutuhan aset. Dan tentunya aset yang Anda investasikan dari dana sponsor diharapkan dapat menarik lebih banyak pelanggan dari target pasar Anda.
Baca juga: Mengenal Sistem Informasi Akuntansi di Perusahaan
B. Buatlah Prediksi Profit yang Akan Diterima di Event Anda
Buat laporan yang berisi prediksi profit dari aktivitas event Anda. Misalnya, Anda dapat memperkirakan berapa banyak pengunjung atau pelanggan yang akan hadir dan membeli produk bersponsor. Data dari media sosial atau lalu lintas web yang Anda buat khusus tentang acara Anda sangat berguna.
C. Mulai Masukkan Perhitungan ROI
Langkah selanjutnya adalah memasukkan rasio ROI dalam rencana kerjasama Anda dengan sponsor. Setelah sponsor menyetujui rasio ROI yang Anda usulkan, langkah terakhir adalah mengembangkan rencana perhitungan ROI. Gunakan teknologi perhitungan seperti teknologi berbasis RFID (Radio-Frequency Identification) atau berbagai aplikasi lainnya untuk mengintegrasikan hasil penjualan dari acara Anda dengan sponsor. Sponsor harus menyetujui pengajuan berbagai elemen atau metrik yang Anda rencanakan. Jika sudah selesai semuanya, maka itu berarti Anda sudah siap untuk memulai acara yang sudah direncanakan.
Yang Tidak Boleh Anda Abaikan: Fulfillment Report (FR)
Ada satu instrumen yang bisa memudahkan Anda dalam melakukan langkah-langkah di atas, yaitu laporan pemenuhan. Apa itu laporan pemenuhan (FR)? FR adalah laporan dari semua aktivitas event Anda, salah satunya adalah akun yang berisi semua transaksi produk sponsor ke pelanggan. FR ini merupakan bukti nyata dari kegiatan acara Anda dan tentunya sebagai bahan pertanggungjawaban Anda kepada pihak sponsor.
Misalnya, jika sebelumnya Anda memprediksi akan ada 1.000 pelanggan yang membawa produk sponsor di acara Anda, tetapi setelah acara berlangsung ternyata pelanggan yang membeli produk sponsor berjumlah 1.200. Kemudian di FR Anda harus mengubah jumlah target pelanggan yang sebelumnya Anda prediksi dengan angka sebenarnya. Prinsip kejujuran harus jelas digunakan dalam membuat FR agar hubungan anda dengan pihak sponsor dapat terjalin dan tidak menutup kemungkinan pihak sponsor akan tertarik untuk memasukkan kembali produk tersebut di event yang akan anda buat selanjutnya. Poin-poin berikut dapat dimuat dalam FR:
- Bagan sederhana yang berisi informasi manfaat yang dijanjikan kepada sponsor berdasarkan pengukuran pada setiap produk atau transaksi selama acara berlangsung.
- Statistik jumlah pelanggan yang menghadiri
- Data dari media sosial , lalu lintas web, dan metrik lain yang terkait dengan ROI Anda.
- Perhitungan ROI disepakati.