Setiap perusahaan pasti memiliki barang atau jasa yang merupakan produk yang akan dijual ke pasar. Apalagi jika perusahaan tersebut bergerak di bidang manufaktur dan produksi barang. Kegiatan seperti keluar masuknya barang sesuai kebutuhan merupakan hal yang lumrah. Pemenuhan barang ini terjadi karena permintaan yang tinggi atau hanya sekedar pemenuhan stok barang. Untuk mengelola aktivitas keluar masuknya barang, Anda harus membuat daftar laporan keluar masuk barang untuk memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan dan memantau ketersediaan barang di perusahaan.
Banyak perusahaan mengabaikan manajemen persediaan dan persiapan laporan. Padahal, jika persediaan tidak sesuai pada saat penjualan, perusahaan bisa mengalami kerugian. Oleh karena itu, Anda perlu membuat laporan yang baik dan benar. Jika masih merasa kesulitan, Anda bisa membuat laporan keluar masuk barang terlebih dahulu. Meski sederhana, ini akan membantu Anda mengelola persediaan barang dagangan.
Bagaimana Cara Membuat Laporan Barang Masuk Dan Keluar?
Membuat laporan keluar masuk barang kini sangat mudah. Apalagi dengan hadirnya bantuan teknologi komputer, proses apapun bisa dilakukan dengan cepat dan otomatis.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
· Siapkan Data
Mintalah seseorang secara khusus bertanggung jawab untuk merekam. Orang ini harus melakukannya seakurat mungkin. Dari sini, Anda dapat mengetahui data dari periode sebelumnya dan akhirnya menentukan target pemasaran dan perkiraan penjualan untuk periode saat ini.
· Buat perkiraan F
Estimasi ini dibuat untuk mencatat jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode tersebut. Anda harus menentukannya per item.
· Lakukan Cek Sebelum Barang Disimpan
Periksa sebelum barang diletakkan di rak. Beri kode pada barang tersebut untuk mengetahui apakah barang tersebut tercatat atau tidak. Pada langkah ini, Anda dapat mengetahui item mana yang rusak, salah tempat, dan kesalahan lainnya.
· Berikan Kode untuk setiap item
Jika pelanggan misalnya menanyakan stok barang dengan kode AA, maka Anda langsung tahu barang apa yang diinginkan pelanggan. Kode ini juga berguna untuk membantu menata barang.
· Pisahkan Stok Lama dengan Stok Baru
Hal ini dilakukan untuk memudahkan Anda dalam menghitung jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual. Anda juga dapat mengklasifikasikan item lama dan baru.
Ada dua cara untuk membuat laporan keluar masuk barang yaitu dengan menggunakan excel atau software. Kedua cara tersebut tentunya memiliki langkah-langkah yang dapat diterapkan dengan mudah bagi siapa saja atau yang belum terlalu memahami Excel atau bahkan software . Berikut ini dijelaskan langkah-langkah dalam membuat laporan menggunakan tools:
1. Buat Laporan dengan E Xcel
- Buat kertas kerja excel atau lembar baru dan beri nama. Kemudian Anda membuat tabel dengan kolom yang diberi kode judul, nama barang, stok awal, masuk, keluar dan stok akhir.
- Buat header dengan cara memblok semua kolom yang sudah anda buat, klik tabel pada menu i Nsert.
- Beri tanda centang (v) pada opsi ” Tabel saya memiliki header ”.
- Isikan data sesuai dengan data item yang ada di perusahaan.
- Buat lembar kerja (lembar) baru dan beri nama “barang masuk”.
- Buat 4 kolom dengan nama: tanggal, kode, nama barang, jumlah.
- Buat lembar kerja (lembar) baru dan beri nama “item keluar”.
- Buat kolom yang sama dengan langkah nomor 6 (tanggal, kode, nama barang, jumlah).
- Buka atau aktifkan lembar “kotak masuk” . Pada kolom nama barang berikan rumus excel “Vlookup”, fungsi ini untuk memunculkan nama barang jika anda mengetikkan kode barang.
- Lakukan langkah nomor 9 pada lembar “barang habis”.
- Buka lembar “item data” . Di kolom “Enter” masukkan rumus
- = Sumif (tabel6 [kode], tabel8 [#baris ini], [kode], tabel6 [angka])
Informasi:
- Tabel6 [kode] pilih kode pada lembar “barang masuk”
- Tabel8 [baris ini] pilih kode di lembar “data item”
- Tabel6 [jumlah] pilih kolom jumlah pada lembar “barang masuk”
- Pada kolom stok terakhir, ketikkan rumus “stok awal” plus “masuk” dan minus “keluar”.
Contoh Tabel Data Barang
Contoh Tabel Barang Masuk atau Barang Keluar
B. Buat Laporan dengan perangkat lunak S
Selain Excel, Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak. Banyak software akuntansi yang bisa digunakan untuk membuat laporan keluar masuk barang. Untuk dapat memaksimalkan setiap laporan yang Anda buat, pilihlah software dengan fitur yang dapat memberikan kemudahan dan hasil yang akurat.
Namun, banyaknya software yang dapat memudahkan pekerjaan Anda belum tentu terjamin kualitas dan akurasinya. Oleh karena itu, Anda dapat memilih Jurnal sebagai software akuntansi dalam membuat laporan keluar masuk barang. Jurnal mengintegrasikan bagian pembelian, penjualan dan persediaan secara otomatis. Anda bisa mengecek dan mendapatkan kepastian dan nilai persediaan secara akurat dan realtime karena Jurnal akan langsung mengirimkan notifikasi dan perhitungan persediaan secara langsung jika ada perubahan.