Fisik Jadwal Keuangan adalah alat yang digunakan untuk mengontrol proyek. Melalui itu, adalah mungkin untuk menghindari kejutan yang tidak menyenangkan, seperti pembengkakan anggaran dan masalah dengan tenggat waktu.
Pelajari cara membuat Jadwal Keuangan Fisik
Bukan kebetulan bahwa alat ini banyak digunakan dalam perencanaan pekerjaan konstruksi di konstruksi sipil , tetapi penting untuk digarisbawahi bahwa itu dapat berguna di sektor lain.
Jika dijabarkan dengan baik, jadwal dapat memainkan peran mendasar bagi pekerjaan yang akan dikembangkan dengan menghormati tenggat waktu dan nilai-nilai yang direncanakan.
Selanjutnya, pahami langkah demi langkah seperti apa membuat Jadwal Keuangan Fisik!
Jadwal Fisik
Jadwal Fisik merinci tahapan proyek, kemajuan yang diharapkan sehingga tujuan akhir tercapai. Semua kegiatan terdaftar, terorganisir, dijelaskan dan waktu (awal, akhir dan durasi) masing-masing ditentukan.
Pengembangan jadwal dilakukan berdasarkan ruang lingkup dan juga pengalaman sebelumnya, yaitu dengan data historis dari karya serupa. Jadwal dapat disesuaikan seiring berjalannya pekerjaan, dan beginilah tampilan dokumen baru: Jadwal Fisik yang telah selesai.
Perbandingan antara apa yang direncanakan dengan apa yang sebenarnya dilakukan, dapat menunjukkan apakah jadwal awal salah atau jika pengembangan proyek lebih lambat dari yang seharusnya. Jadi, jika perbedaan di antara mereka terlalu besar, tindakan korektif harus diambil.
Pandangan tentang segala sesuatu yang dibutuhkan (dan telah dilakukan) membantu manajer untuk mengatur diri mereka sendiri dengan lebih baik, yang menghasilkan penghematan, meningkatkan produktivitas dan kualitas pengiriman akhir.
Jadwal Keuangan
Sesuai dengan namanya, Financial Schedule digunakan untuk memperkirakan jumlah yang diharapkan akan dikeluarkan selama pelaksanaan proyek. Seperti Jadwal Fisik, hal itu dilakukan dalam tahap perencanaan.
Untuk menguraikannya, menarik untuk mengamati anggaran biaya perusahaan, dalam hal pekerjaan, dan daftar kegiatan yang telah ditetapkan. Jadi, berdasarkan sumber daya yang dibutuhkan dan nilainya, dimungkinkan untuk mengukur berapa banyak yang akan dihabiskan di setiap tahap.
Informasi ini penting untuk mencegah eksekusi berhenti karena kurangnya perencanaan keuangan – yang membahayakan pekerjaan profesional dan membuat proyek lebih mahal.
Selama kegiatan, pencairan yang direncanakan dibandingkan dengan jumlah aktual yang diinvestasikan. Jika selisihnya terlalu tinggi, manajer perlu mengambil tindakan cepat untuk mengoptimalkan eksekusi dan menghindari kerugian finansial.
Jadwal fisik keuangan
Seperti yang mungkin telah Anda perhatikan, Jadwal Fisik dan Keuangan terkait dan itulah sebabnya ada Jadwal Keuangan Fisik. Ini menunjukkan bagaimana pengeluaran akan terjadi seiring waktu, yaitu pencairan yang perlu dilakukan di rumah salah satu tahap proyek. Itu termasuk:
- definisi tanggal;
- perkiraan biaya;
- bahan dan tenaga kerja yang dibutuhkan;
- aturan dan informasi penting untuk eksekusi.
Pentingnya Jadwal Keuangan Fisik
Jika Anda telah sampai sejauh ini, Anda mungkin telah memperhatikan relevansi besar jadwal dalam perencanaan proyek, baik itu di Konstruksi Sipil atau bidang lainnya. Bagaimanapun, instrumen ini digunakan terutama untuk menghindari dua masalah besar dalam pekerjaan ini: keterlambatan tenggat waktu dan pengeluaran yang berlebihan.
Ini juga membantu mengontrol kemajuan tugas, meningkatkan produktivitas tim, kualitas pengiriman produk akhir, dan berkontribusi untuk meyakinkan kontraktor proyek atau investor.
Langkah-langkah untuk membuat Jadwal Keuangan Fisik
Ada beberapa model Jadwal Keuangan Fisik yang tersedia di internet, tetapi Anda juga dapat memilih untuk mengembangkannya sendiri, atau bahkan menghapus / menambahkan kolom di layout yang sudah ada. Menggunakan pena dan kertas juga merupakan alternatif yang valid, yang terpenting adalah dapat mengatur informasi dengan benar.
Sekarang, pahami apa langkah demi langkah untuk pengembangan yang tepat dari Jadwal Keuangan Fisik.
Tentukan kegiatan proyek
Langkah pertama adalah membuat daftar semua kegiatan yang perlu dilakukan. Mereka harus dirinci secara berurutan. Setiap perusahaan dapat menentukan cara terbaik untuk melaksanakan definisi ini, tetapi menarik bahwa prosesnya dapat lebih mudah jika tugas-tugas yang memerlukan bahan dan layanan profesional yang sama dikelompokkan bersama. Selain itu, ada tugas yang bergantung pada yang sebelumnya, yaitu, yang hanya dapat dimulai setelah selesainya tindakan lain. Hubungan antar kegiatan ini juga harus mempengaruhi jadwal.
Analisis waktu setiap kegiatan
Setelah mengatur setiap kegiatan secara berurutan, penting untuk memperkirakan waktu yang akan dihabiskan untuk melakukannya. Seperti yang kami katakan, perhitungan dapat dilakukan berdasarkan proyek sebelumnya dan pengalaman para profesional yang terlibat.
Amati sumber daya yang digunakan dalam setiap kegiatan
Kelebihan atau kekurangan bahan, mempekerjakan terlalu banyak tenaga kerja, antara lain masalah dapat dihindari dengan perencanaan yang tepat. Untuk memfasilitasi organisasi ini, menarik untuk membuat daftar semua sumber daya yang akan dibutuhkan dalam setiap kegiatan proyek.
Periksa kemungkinan untuk mengoptimalkan jadwal
Setelah mengumpulkan semua data, saatnya untuk memasukkannya ke dalam spreadsheet, dalam perangkat lunak proyek tertentu seperti MS-Project atau di tempat yang Anda pilih.
Lihat informasi yang tidak boleh Anda lewatkan:
- daftar kegiatan yang akan dikembangkan dalam urutan strategis;
- perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk pelaksanaan setiap tindakan;
- biaya setiap tahap (termasuk bahan, sewa dan tenaga kerja).
Yang penting informasinya tertata dan bisa dilihat dengan mudah. Pada saat itu, periksa apakah penyesuaian dapat dilakukan untuk membuat jadwal dan proyek lebih efisien.
Kehilangan kendali dengan tenggat waktu, nilai, atau urutan tugas yang harus dilakukan adalah mimpi buruk bagi manajer mana pun. Karena itu, Jadwal Keuangan Fisik merupakan alat penting untuk menghindari masalah atau merencanakan tindakan korektif. Jika ada perkiraan pengeluaran uang dalam jumlah besar pada tahap pekerjaan tertentu, misalnya, dimungkinkan untuk memulai penggalangan dana terlebih dahulu untuk mengurangi risiko.