Dalam menjalankan bisnis, istilah purchase order (PO) dan invoice pasti sering terdengar. Namun, faktanya masih banyak orang yang belum memahami perbedaannya. Meski isinya tidak jauh berbeda, PO dan invoice memiliki perbedaan yang harus diketahui karena keduanya memiliki peran penting dalam jual beli dalam sebuah bisnis. Berapa PO dan invoice yang sebenarnya ? Bagaimana perbedaannya? Simak ulasan berikut ini.
Pesanan Pembelian
Purchase order atau yang biasa dikenal dengan PO adalah dokumen pemesanan barang yang dibuat oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual. PO dibuat untuk memperjelas pesanan pembelian dari pembeli agar tidak terjadi kesalahan pemesanan saat barang sampai di tempat tujuan.
Manfaat dan Fungsi Pesanan Pembelian
· Mengamankan Ketersediaan Barang
Manfaat utama menggunakan sistem PO adalah mengamankan ketersediaan barang agar tidak dijual kepada orang lain. Dengan PO ini, penjual akan memastikan barang tersedia, kemudian menyimpannya sebelum dikirim pada waktu yang ditentukan. PO akan sangat membantu anda yang ingin memesan barang yang mudah dijual dipasaran.
· Audit Keuangan
Menggunakan sistem PO dalam transaksi jual beli dapat menjadi bukti pemesanan produk atau barang yang terkelola dengan baik di perusahaan Anda. Selain sebagai catatan pengeluaran, ini juga bisa menjadi salah satu cara untuk membuktikan kepada bank, auditor, atau instansi perpajakan bahwa perusahaan Anda melakukan transaksi bisnis dengan benar.
· Mengikat Dokumen
Pesanan pembelian bertindak sebagai dokumen yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual. Hal ini tentunya akan menjadi saksi jika terjadi konflik antara kedua belah pihak, seperti barang tidak terkirim. Dengan sistem PO, pengiriman barang akan terkontrol dengan baik.
· Buat Pesanan yang Jelas
Pesanan pembelian membuat perusahaan mengetahui apa yang dibutuhkan oleh pembeli. PO secara resmi mendokumentasikan operasional perusahaan sehingga kedua belah pihak dapat menjadikan dokumen tersebut sebagai acuan pesanan yang diharapkan. Perusahaan juga memiliki prioritas atas barang atau jasa yang ditransaksikan.
Contoh Detail Pesanan Pembelian
Tanggal pembelian Nama dan alamat
pembeli
Nama dan alamat penjual Nomor pesanan
pembelian Rincian barang atau jasa yang dipesan Syarat dan ketentuan transaksi
Baca juga: Apa itu Purchase Order? Yuk, Cari Tahu Pengertian dan Penggunaannya!
Faktur
Jika PO dikirim oleh pembeli ke penjual, maka invoice sebaliknya. Faktur adalah dokumen yang dibuat oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli. Faktur adalah dokumen yang berisi bukti pesanan untuk menagih pembayaran dari pembeli atas barang yang dibeli.
Manfaat Faktur Bagi Perusahaan
· Visibilitas Pengeluaran M emberikan untuk Perusahaan Terkait
Faktur merupakan dokumen penting yang biasanya dibutuhkan oleh setiap perusahaan saat melakukan transaksi, terutama untuk pembelian dalam jumlah besar. Faktur berisi rincian pembelian secara rinci dan tepat sehingga pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan dapat diketahui secara transparan.
· Kelola Pembayaran
Faktur juga berfungsi untuk melacak pembayaran secara tertulis karena menunjukkan berapa banyak uang yang telah dikeluarkan dan tagihan apa yang belum dibayar perusahaan Anda.
· Kumpulkan Pembayaran untuk Barang atau Jasa
Faktur adalah dokumen hukum untuk menagih pembayaran dari pembeli. Beberapa perusahaan biasanya tidak mau mengeluarkan uang jika ditagih melalui email atau telepon saja. Oleh karena itu, keberadaan invoice ini sangat membantu karena memuat informasi detail mengenai pembayaran yang harus dibayar oleh suatu perusahaan.
Contoh Detail Faktur
Tanggal faktur
Nama dan alamat penjual
Nama dan alamat pembeli Nomor faktur Nomor pesanan
pembelian , jika PO ( pesanan pembelian ) diterbitkan Rincian dan jumlah barang dan jasa yang disediakan Harga yang disepakati Diskon dan pajak Jumlah total yang harus dibayar Syarat dan ketentuan transaksi (opsional) Tanggal pembayaran jatuh tempo
Baca juga: Cara Membuat Invoice untuk Pemula di Bidang Bisnis
Apa Persamaan dan Perbedaan antara Pesanan Pembelian dan Faktur ?
Ternyata masih banyak orang yang salah kaprah tentang PO dan Invoice . Hal ini tentunya harus dihindari agar proses transaksi tetap berjalan dengan lancar.
1. Persamaan
- PO dan invoice sama-sama merupakan bukti pemesanan dan pembelian barang antara kedua belah pihak (pembeli dan penjual).
- PO dan invoice merupakan dokumen penting yang terikat secara hukum karena memuat perjanjian pembelian dan pemesanan barang antara pembeli dan penjual.
- Informasi yang terdapat dalam PO atau invoice memiliki kesamaan yaitu berisi daftar detail pesanan, nama perusahaan, nomor telepon, dan harga yang disepakati.
2. Perbedaan
- PO dibuat oleh pembeli kepada penjual, sedangkan invoice dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada pembeli.
- PO adalah dokumen yang berisi rincian pemesanan barang yang akan dibeli atau jasa yang digunakan, sedangkan invoice berisi informasi tentang tagihan atas barang atau jasa.
- PO adalah dokumen yang dikirim pada saat pembeli memesan barang atau jasa, sedangkan invoice dikirim setelah barang atau jasa dikirim atau dilakukan dan saat jatuh tempo.