Daftar isi:
Profitabilitas bisnis tergantung baik pada kualitas produk atau layanan yang ditawarkan kepada pelanggan dan cara perusahaan dikelola.
Oleh karena itu, penting untuk keberhasilan dan umur panjang bisnis untuk menerapkan proses yang mengoptimalkan rutinitas administrasi dan, pada saat yang sama, membantu mengurangi pengeluaran. Ini adalah perbedaan dalam manajemen kontrak, yang memungkinkan Anda untuk mengurangi biaya dalam SDM.
Pada postingan kali ini, Anda akan lebih memahami apa itu manajemen kontrak, cara kerjanya dan pentingnya menerapkannya untuk menekan biaya di sektor SDM. Jangan buang waktu dan periksa sekarang bagaimana menerapkan ide itu!
Apa itu manajemen kontrak?
Sebelum membahas secara khusus cara mengurangi biaya melalui penggunaan manajemen kontrak dalam bisnis, penting untuk menjelaskan apa yang termasuk dalam praktik ini.
Seperti ungkapan itu sendiri, manajemen kontrak adalah bagian dari seperangkat teknik manajemen yang digunakan untuk mengelola secara efisien kegiatan yang dilakukan di sebuah perusahaan.
Dengan cara ini, manajemen kontrak adalah metodologi manajemen yang mencakup beberapa prinsip, sumber daya, dan prosedur administrasi yang bertujuan untuk mengawasi pemenuhan kewajiban hukum yang ditetapkan. Pemantauan pemenuhan tanggung jawab ini menyangkut baik perusahaan itu sendiri maupun pemasok dan penyedia layanannya.
Tujuan utama dari praktik ini adalah untuk bertindak dalam manajemen kontrak selama seluruh masa berlakunya di perusahaan, yaitu sejak mereka dirumuskan dan ditandatangani di antara para pihak hingga pemutusan atau pemutusan kontrak. Melalui manajemen kontrak dimungkinkan adanya dimensi nyata pemenuhan tanggung jawab yang ditetapkan dan bila perlu dilakukan penyesuaian.
Manajemen kontrak juga memainkan peran penting dalam perencanaan — komersial, produktif, organisasi, keuangan, fiskal, dll — yang dilakukan di berbagai sektor perusahaan. Ini karena sebagian besar transaksi pasar dilakukan berdasarkan jenis dokumen ini, yang pada gilirannya mencerminkan kondisi dan tuntutan bisnis.
Bagaimana cara kerja manajemen kontrak?
Operasi manajemen kontrak perusahaan terkait langsung dengan dinamika sektornya. Jadi, agar metodologi ini menjadi efisien, metodologi ini harus dikaitkan dengan departemen administrasi dan keuangan perusahaan, yang memungkinkan mereka yang bertanggung jawab untuk setiap area memiliki pengetahuan terperinci tentang isi dokumen dan mengambil keputusan yang tepat.
Berdasarkan integrasi informasi antar sektor, profesional yang bertanggung jawab untuk manajemen kontrak mengembangkan kegiatan tertentu. Diantaranya adalah:
- pemantauan seluruh proses kontrak;
- analisis sejarah kontrak untuk negosiasi baru;
- deteksi dan penyelesaian masalah kontrak;
- kontrol validitas dan persyaratan pembaruan.
Manajer kontrak juga harus:
- verifikasi jatuh tempo pembayaran dan penerimaan;
- analisis kebutuhan untuk melakukan aditif;
- pengajuan dan bukti pelepasan kontrak;
- penyusunan laporan manajemen secara berkala;
- penjabaran cara untuk mengurangi biaya dan risiko;
- mediasi antara kontraktor dan kontraktor.
Oleh karena itu, manajemen kontrak bekerja berdasarkan pembagian informasi antar sektor perusahaan, untuk memastikan bahwa kontrak yang ditandatangani memenuhi kebutuhan bisnis. Tapi itu tidak terjadi secara otomatis. Agar tuntutan ini benar-benar dipenuhi, kontrak harus dipenuhi dan, jika berlaku, disesuaikan selama masa berlakunya, memberikan efisiensi operasional .
Apa pentingnya mengadopsi praktik ini?
Bekerja dengan manajemen kontrak tidak dapat dilihat sebagai pilihan belaka, karena telah menjadi prasyarat untuk sukses di dunia usaha. Dan ini terjadi karena alasan sederhana: manajemen kontraklah yang memungkinkan perusahaan memiliki kontrol yang tepat atas investasinya, yang sangat mengurangi risiko kerugian.
Dalam istilah praktis, manajemen kontrak adalah kegiatan yang bertanggung jawab untuk menegakkan apa yang tertulis dalam dokumen. Ini akan memverifikasi kondisi dan biaya untuk penyediaan layanan yang memadai atau pengiriman produk sesuai dengan spesifikasi pembelian. Ini juga merupakan fungsi dari praktik ini untuk memastikan bahwa perusahaan menghormati klausul dokumen jika berada dalam posisi kontrak.
Manajemen kontrak juga berkontribusi untuk memberikan efisiensi yang lebih besar terhadap negosiasi yang dilakukan oleh perusahaan. Penerapan metodologi ini mempercepat prosedur kontrak, mengurangi tugas birokrasi , menghindari pengerjaan ulang akibat kemungkinan kesalahan, serta memastikan transparansi dalam proses perekrutan dan kepatuhan mereka terhadap kebijakan perusahaan.
Bagaimana manajemen kontrak mengurangi biaya?
Kami telah menjelaskan bahwa manajemen kontrak memainkan peran mendasar dalam perencanaan perusahaan. Dan justru pada titik inilah hal itu bisa menjadi perbedaan besar dalam rekening perusahaan. Hal ini dimungkinkan karena pengawasan permanen proses kontrak memungkinkan untuk menghasilkan penghematan dengan pembelian produk, jasa kontrak dan biaya dengan prosedur administrasi.
Jadi, ketika memantau kemajuan kontrak yang terkait dengan pembelian produk yang diperlukan untuk rantai produksi perusahaan, manajer memiliki informasi yang tepat tentang stok, syarat pengiriman, dan ketentuan untuk pembaruan kontrak. Tanpa data ini, ada risiko produk akan habis, produksi akan terhenti dan akan ada kenaikan harga untuk aditif atau kontrak baru.
Mengikuti logika yang sama, manajemen kontrak memungkinkan untuk menemukan harga yang lebih terjangkau di antara pemasok. Jika ada sejumlah besar bahan baku dalam stok atau layanan lama yang disediakan oleh perusahaan pihak ketiga, perusahaan dapat membuat lebih banyak penawaran di pasar dan, oleh karena itu, menghemat. Ini tidak akan mungkin terjadi tanpa pengawasan kontrak yang ada.
Penggunaan metodologi ini mengurangi biaya prosedur administrasi untuk memformalkan kontrak, karena menghindari munculnya biaya tambahan dengan pembuatan kontrak baru atau penerapan amandemen. Dan proses ini dapat dibuat lebih hemat biaya dengan penggunaan tanda tangan elektronik melalui otomatisasi proses.
Bagaimana dengan manajemen kontrak untuk mengurangi biaya di SDM?
Sektor SDM sebuah perusahaan, tanpa diragukan lagi, adalah salah satu yang paling kompleks untuk dikelola. Lagi pula, kita berbicara tentang bekerja dengan orang — aset terpenting dari organisasi mana pun.
Dengan cara ini, SDM menjadi lebih menantang ketika, selain berurusan dengan manajemen personalia dan pelatihan karyawan, perlu untuk melakukan proses perekrutan. Beberapa item, seperti gaji dan tunjangan, memerlukan perawatan yang cermat dan juga berdampak pada biaya operasional perusahaan yang bersangkutan.
Dengan demikian, mengelola proses perekrutan dengan cara terbaik berkontribusi pada kinerja yang baik dari seluruh manajemen, yang mencakup fakta pengurangan biaya dalam SDM.
Alat apa yang dapat membantu mengelola kontrak dan mengurangi biaya SDM?
Untuk mengurangi biaya dalam SDM, sektor ini perlu diintegrasikan dengan semua area lain dari suatu organisasi. Dengan cara ini, mereka semua bekerja menuju tujuan bersama. Yang mengatakan, lihat alat apa yang dibutuhkan.
CRM
CRM, yang merupakan singkatan dari Manajemen Hubungan Pelanggan atau Manajemen Hubungan Pelanggan, adalah alat yang dapat mengintegrasikan semua bidang organisasi — seperti penjualan, pemasaran, produksi, keuangan, dan SDM.
Karena permintaan akan produk meningkat, semua sektor akan tahu bahwa perlu meninjau kontrak atau memiliki lebih banyak karyawan. Kelincahan ini memungkinkan untuk mendapatkan keuntungan dalam waktu dan efisiensi, yang memungkinkan perusahaan untuk memenuhi semua tuntutan.
Platform online untuk manajemen kontrak
Mengelola kontrak secara manual adalah pekerjaan yang berulang dan melelahkan yang dapat menyebabkan kesalahan manusia yang membahayakan seluruh rantai produksi. Oleh karena itu, otomatisasi sangat penting bagi perusahaan untuk menjaga daya saingnya.
Dalam hal ini, sistem manajemen siklus hidup kontrak (CLM) dapat membawa kelincahan dengan mengotomatiskan langkah-langkah pembuatan, negosiasi, pelaksanaan, dan penyimpanan semua kontrak. Namun, memilih perangkat lunak yang cocok untuk organisasi Anda adalah langkah pertama untuk berhasil dalam usaha ini.
Jika Anda mencari solusi, saran kami adalah DocuSign CLM , yang mengotomatiskan tugas manual, menyelaraskan alur kerja yang lebih kompleks, dan menghilangkan kesalahan dan risiko dengan manajemen kontrak cerdas.
SDM digital
Masih berpikir untuk mengurangi biaya SDM, salah satu opsi terbaik di pasar adalah DocuSign Agreement Cloud , yang memungkinkan Anda untuk terhubung dan mempercepat proses yang melibatkan tanda tangan karyawan — dengan demikian, waktu tim SDM akan dihabiskan dengan orang, bukan birokrasi . Anda dapat menggunakan platform untuk perekrutan, orientasi, keluar, dan mengelola karyawan.
Salah satu perbedaan dari solusi DocuSign adalah jaminan hukum kelas dunia untuk semua transaksi digital. Dengan kata lain, kami memiliki sertifikat yang sesuai dengan undang-undang negara tempat kami beroperasi.
Manajemen kontrak adalah praktik strategis yang secara signifikan berkontribusi pada efisiensi aktivitas manajemen bisnis. Mengadopsi teknik ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan kontrol yang lebih besar atas investasinya dan menjamin pengurangan nyata dalam biaya yang terlibat dalam proses perekrutan.
Berpikir secara khusus tentang Sumber Daya Manusia, Anda telah melihat bahwa beberapa solusi sangat penting. Namun, tetap perlu menghubungkan semua sektor untuk membawa perubahan pola pikir yang nyata. Dengan demikian, transformasi digital memungkinkan pengurangan biaya di SDM dan di seluruh perusahaan.