Hampir semua perusahaan yang saya kenal mengelola anggaran mereka dengan cara yang sama: setiap tahun, dalam pertemuan politik, setiap orang yang bertanggung jawab membela proyek, departemen, atau inisiatifnya. Setelah pertemuan ini, setiap manajer menerima anggaran tahunan, terkadang dengan penyesuaian setiap tiga bulan, tergantung pada apakah perusahaan melakukannya dengan baik pada kuartal itu atau tidak.
Sebagai konsekuensi dari model ini, para manajer menghabiskan banyak waktu untuk mempersiapkan pertemuan ini dengan spreadsheet yang rumit dan presentasi tanpa akhir untuk mendukung kepentingan mereka dengan baik. Kepentingan dan tujuan yang tidak selalu selaras dengan tujuan bisnis perusahaan, karena biasanya di bawah model ini, jika sebuah proyek mencapai anggaran untuk tahun itu, kecuali ada kegagalan besar, sudah sangat sulit untuk tidak kembali ke menerima item tambahan di tahun-tahun berikutnya.
Di luar efisiensi dan jam investasi yang tidak produktif dalam model penganggaran ini, kami menemukan hambatan yang lebih besar dan, dalam jangka panjang, mengerem inovasi. Artinya, jika departemen saya menunggu untuk meluncurkan produk / layanan baru yang telah menerima anggaran tahun ini, tetapi ada beberapa keraguan tentang keberhasilannya, apakah akan mengambil risiko meluncurkannya dan membahayakan pembaruan anggaran? Atau apakah Anda akan menunda peluncuran untuk menjamin lebih banyak uang, dapat membuat beberapa perbaikan kecil, dan meluncurkannya nanti?
Jika Anda memiliki anggaran dengan sistem ini, ketika Anda ragu apakah Anda akan berhasil meluncurkan proyek sekarang, Anda akan selalu memutuskan untuk menundanya . Karena jika Anda meluncurkannya sekarang, Anda menghadapi risiko pembatalan atau kegagalan besar. Sementara jika Anda menundanya, pasti setelah pertarungan awal yang kecil, Anda mengamankan lebih banyak anggaran untuk meningkatkannya dan memastikan peluncuran yang lebih sempurna.
Oleh karena itu, cara pengelolaan anggaran yang biasa tidak hanya tidak efisien , tetapi juga membatasi pola pikir inovatif dan memperlambat inisiatif lintas sektoral yang melibatkan banyak departemen.
Dihadapkan dengan model manajemen anggaran yang biasa di perusahaan yang terkait dengan menangkap di powerpoint berapa banyak area atau departemen, kami menemukan model perusahaan digital dan perusahaan rintisan di mana investasi mempertahankan hubungan langsung antara hasil proyek dan pembiayaannya.
Dalam model baru ini tidak ada penyesuaian triwulanan tergantung pada hasil perusahaan, yaitu jika Anda memiliki anggaran X untuk mencapai tujuan Y, Anda dapat mengandalkan anggaran tersebut jika Anda mematuhinya. Ini berarti Anda memiliki kebebasan penuh untuk mengelola anggaran berdasarkan produk atau inisiatif (tidak pernah berdasarkan departemen), sebagai imbalan untuk menetapkan kriteria yang sangat kaku untuk meningkatkan anggaran tersebut. Selalu dalam siklus pembiayaan yang lebih pendek, tidak ada tahun. Model ini memiliki beberapa keunggulan:
Hancurkan silo antar departemen
Selama perusahaan tradisional tidak berfungsi dengan sistem penganggaran jenis ini, mereka tidak akan pernah menghancurkan silo departemen mereka. Karena pengelolaan anggaran dan tujuan oleh departemen dan bukan berdasarkan produk sangat membebani ketika berkolaborasi.
Mendorong pola pikir bisnis
Jika anggaran Anda bergantung pada pencapaian tujuan tertentu, tingkatkan keterlibatan Anda dengan proyek dan, dengan perluasan, dengan perusahaan, selain memastikan bahwa pekerjaan Anda menambah nilai lebih.
Gunakan metrik yang berorientasi pada hasil
Jika mendapatkan lebih banyak anggaran bergantung pada kesuksesan, uang lebih dioptimalkan dan metrik bisnis didorong.
Mengurangi biaya politik
Hindari banyak powerpoint dan upaya banyak orang untuk membenarkan pekerjaan mereka.
Fokus pada yang penting
Dalam pendistribusian oleh departemen sangat sulit untuk membangun foto yang lengkap untuk mendistribusikan anggaran dengan baik. Jadi sistem ini jauh lebih adil. Ini membantu Anda berinvestasi dalam apa yang benar-benar berkontribusi.
Mempromosikan rilis awal
Sistem ini juga mendorong peluncuran proyek lebih awal. Yang memungkinkan Anda juga mengidentifikasi sebelum proyek mana yang berhasil dan mana yang tidak, menghindari kegagalan jutaan euro.