Cara Membuat Database Di MICROSOFT ACCESS

By | December 6, 2021

Tujuan utama dari program ini adalah untuk membuat dan bekerja dengan database yang dapat dikaitkan dengan proyek kecil dan bisnis besar. Dengan bantuannya, akan lebih mudah bagi Anda untuk mengelola data, mengedit, dan menyimpan informasi.

Aplikasi Microsoft Office – Access – digunakan untuk bekerja dengan database

 

Membuat database baru

Biasanya, sebelum mulai bekerja, Anda perlu membuat atau membuka database yang sudah ada.

Buka program dan buka menu utama dengan mengklik perintah “File”, lalu pilih item “Baru”. Saat membuat database baru, Anda akan disajikan dengan halaman kosong, yang akan memiliki satu tabel di dalamnya, atau database web yang memungkinkan Anda menggunakan alat bawaan program untuk, misalnya, publikasi Anda di Internet .

Selain itu, untuk menyederhanakan pembuatan basis baru sebanyak mungkin , pengguna diberikan pilihan templat yang memungkinkan Anda membuat basis yang berfokus pada tugas tertentu. Omong-omong, ini dapat membantu Anda dengan cepat membuat formulir tabel yang diperlukan tanpa harus mengonfigurasi semuanya secara manual.

Mengisi database dengan informasi

Setelah membuat database, perlu untuk mengisinya dengan informasi yang sesuai, yang strukturnya harus dipikirkan terlebih dahulu, karena fungsionalitas program memungkinkan Anda untuk mendesain data dalam beberapa bentuk:

  1. Sekarang jenis penataan informasi yang paling nyaman dan tersebar luas adalah tabel. Dalam hal kemampuan dan tampilannya, tabel di Access tidak jauh berbeda dengan tabel di Excel, yang, pada gilirannya, sangat menyederhanakan transfer data dari satu program ke program lainnya.
  2. Cara kedua memasukkan informasi adalah formulir, mereka agak mirip dengan tabel, namun memberikan tampilan data yang lebih visual.
  3. Untuk menghitung dan menampilkan informasi dari database Anda, disediakan laporan yang memungkinkan Anda untuk menganalisis dan menghitung, misalnya, pendapatan Anda atau jumlah rekanan yang bekerja dengan Anda. Mereka sangat fleksibel dan memungkinkan Anda membuat perhitungan apa pun, tergantung pada data yang dimasukkan.
  4. Penerimaan dan penyortiran data baru dalam program dilakukan melalui permintaan. Dengan bantuan mereka, Anda dapat menemukan data tertentu di antara beberapa tabel, serta membuat atau memperbarui data.

Semua fungsi di atas terletak di bilah alat, di tab “Buat”. Di sana Anda dapat memilih elemen mana yang ingin Anda buat, dan kemudian, di “Desainer” yang terbuka, sesuaikan sendiri.

Pembuatan database dan impor informasi

Setelah Anda membuat database baru, satu-satunya hal yang akan Anda lihat adalah tabel kosong. Anda dapat mulai mengisinya secara manual atau mengisinya dengan menyalin informasi yang diperlukan dari Internet. Harap dicatat bahwa setiap informasi yang Anda masukkan harus ditempatkan di kolom terpisah, dan setiap entri harus memiliki baris pribadi. Omong-omong, kolom dapat diganti namanya untuk menavigasi kontennya dengan lebih baik.

Jika semua informasi yang Anda butuhkan ada di program atau sumber lain, program ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan impor data.

Semua pengaturan impor terletak di tab terpisah di panel kontrol yang disebut “Data eksternal”. Di sini, di area “Impor dan Tautan”, format yang tersedia terdaftar, termasuk Excel, dokumen Access, file teks dan XML, halaman Internet, folder Outlook, dll. Setelah memilih format yang diperlukan dari mana informasi akan ditransfer, Anda perlu tentukan path ke lokasi file. Jika di-host di server, program akan meminta Anda untuk memasukkan alamat server. Saat Anda mengimpor, Anda akan dihadapkan dengan berbagai pengaturan yang dirancang untuk transfer data yang benar ke Access. Ikuti instruksi dari program.

Kunci utama dan hubungan tabel

Saat membuat tabel, program secara otomatis memberikan kunci unik untuk setiap record. Secara default, ini memiliki kolom nama yang diperluas saat data baru ditambahkan. Kolom inilah yang menjadi kunci utama. Selain kunci dasar ini, database juga dapat berisi bidang yang terkait dengan informasi yang terdapat dalam tabel lain.

Misalnya, Anda memiliki dua tabel yang berisi informasi terkait. Misalnya, mereka disebut “Hari” dan “Rencana”. Dengan memilih bidang “Senin” di tabel pertama, Anda dapat menautkannya ke bidang mana pun di tabel “Rencana”, dan saat Anda mengarahkan kursor ke salah satu bidang ini, Anda akan melihat informasi dan sel terkait.

Hubungan seperti ini akan membuat database Anda lebih mudah dibaca dan kemungkinan besar meningkatkan kegunaan dan efisiensi.

Untuk membuat hubungan, buka tab Alat Database dan di area Hubungan pilih tombol Skema Data. Di jendela yang muncul, Anda akan melihat semua database sedang diproses. Harap dicatat bahwa database harus memiliki bidang khusus untuk kunci asing. Dalam contoh kami, jika di tabel kedua Anda ingin menampilkan hari dalam seminggu atau angka, biarkan bidang tersebut kosong dan beri nama “Hari”. Sesuaikan juga format bidang, karena harus sama untuk kedua tabel.

Kemudian, dengan dua tabel terbuka, seret bidang yang ingin Anda tautkan ke bidang kunci asing yang disiapkan secara khusus. Jendela “Ubah Tautan” akan muncul, di mana Anda akan melihat bidang yang disorot secara terpisah. Untuk memastikan bahwa data di bidang dan tabel terkait diubah, centang kotak di samping Pastikan Integritas Data.

Pembuatan dan jenis permintaan

Permintaan adalah tindakan dalam program di mana pengguna dapat mengedit atau memasukkan informasi ke dalam database. Sebenarnya, permintaan dibagi menjadi 2 jenis:

  1. Permintaan elektif, berkat program yang mengeluarkan informasi tertentu dan membuat perhitungan di atasnya.
  2. Permintaan tindakan yang menambahkan informasi ke database atau menghapusnya.

Memilih “Wizard Kueri” di tab “Buat”, program akan melakukan proses pembuatan jenis kueri tertentu . Ikuti petunjuk.

Kueri dapat sangat membantu Anda mengatur data dan selalu merujuk ke informasi spesifik.

Misalnya, Anda dapat membuat kueri khusus berdasarkan parameter tertentu. Jika Anda ingin melihat informasi pada tanggal atau hari tertentu dari tabel “Hari” untuk seluruh periode waktu, Anda dapat menyiapkan kueri serupa. Pilih item “Pembuat Kueri”, dan di dalamnya tabel yang Anda butuhkan. Secara default, kueri akan selektif, menjadi jelas jika Anda melihat bilah alat dengan tombol Pilih disorot di sana. Agar program mencari tanggal atau hari yang tepat yang Anda butuhkan, temukan baris “Kondisi pemilihan” dan masukkan frasa [hari apa?] Di sana. Ingat, permintaan harus ditempatkan dalam lengkungan persegi [] dan diakhiri dengan tanda tanya atau titik dua.

Ini hanya satu kasus penggunaan untuk kueri. Bahkan, mereka juga dapat digunakan untuk membuat tabel baru, memfilter data berdasarkan kriteria, dll.

Menyiapkan dan menggunakan formulir

Melalui penggunaan formulir, pengguna dapat dengan mudah melihat informasi untuk setiap bidang dan beralih di antara catatan yang ada. Dengan masukan informasi yang panjang, penggunaan formulir memudahkan untuk bekerja dengan data.

Buka tab “Buat” dan temukan item “Formulir” dengan mengklik formulir standar berdasarkan data tabel Anda yang akan muncul. Bidang yang muncul dengan informasi tunduk pada segala macam perubahan, termasuk tinggi, lebar, dll. Harap dicatat bahwa jika ada hubungan dalam tabel di atas, Anda akan melihatnya dan dapat dikonfigurasi ulang di jendela yang sama. Di bagian bawah program, Anda akan melihat panah yang memungkinkan Anda untuk membuka setiap kolom tabel Anda secara berurutan, atau segera pindah ke yang pertama dan terakhir. Sekarang masing-masing dari mereka adalah catatan terpisah, bidang yang dapat Anda sesuaikan dengan mengklik tombol “Tambah bidang”. Informasi yang diubah dan dimasukkan dengan cara ini akan ditampilkan di tabel dan di semua tabel yang menyertainya. Setelah mengatur formulir, Anda harus menyimpannya dengan menekan kombinasi tombol “Ctrl + S”.

Membuat laporan

Tujuan utama dari laporan adalah untuk menyediakan pengguna dengan ringkasan umum dari tabel. Anda benar-benar dapat membuat laporan apa pun , tergantung pada datanya.

Program ini memungkinkan Anda untuk memilih jenis laporan, menyediakan beberapa untuk dipilih:

  1. Laporan – laporan otomatis akan dibuat menggunakan semua informasi yang disediakan dalam tabel, namun data tidak akan dikelompokkan.
  2. Laporan kosong adalah formulir yang tidak terisi, data yang dapat Anda pilih sendiri dari bidang yang diperlukan.
  3. Report Wizard – memandu Anda melalui proses pembuatan laporan dan memandu Anda melalui pengelompokan dan pemformatan data.

Dalam laporan kosong, Anda dapat menambahkan, menghapus, atau mengedit bidang, mengisinya dengan informasi yang diperlukan, membuat grup khusus yang akan membantu memisahkan data tertentu dari yang lain, dan banyak lagi.

Di atas semua dasar-dasar yang akan membantu Anda mengatasi dan menyesuaikan program Access untuk Anda sendiri, namun fungsinya cukup luas dan menyediakan lebih banyak penyempurnaan fungsi yang dibahas di sini.