Cara membuat inventaris dan faktur di Microsoft office Access

By | December 14, 2021

Access adalah alat yang merupakan bagian dari  suite Microsoft Office  untuk sistem operasi Windows. Anda dapat menggunakannya baik dalam versi desktop maupun dalam versi online Microsoft Office.

Di antara banyak kegunaan program Access, hari ini kami akan menjelaskan  cara membuat atau membuat inventaris dan faktur di Access  . Jadi Anda dapat mulai menggunakannya di perusahaan Anda atau di bisnis Anda untuk memiliki kontrol dan keamanan yang lebih besar atas informasi tersebut.

Apa itu sistem persediaan?

Ketika sebuah perusahaan mulai tumbuh,  organisasinya  mulai cenderung lebih spesifik ke masing-masing sektor yang membentuknya. Hal yang sama berlaku untuk informasi Anda. Data mulai lebih spesifik di setiap area.

Namun untuk  menangani sistem data ini  terjadi hal yang sebaliknya. Mereka semua berada di tempat yang sama, tetapi mereka dikelompokkan dan dengan cara yang berbeda. Dan akses mereka tergantung pada orang yang berkonsultasi dengan mereka. Dengan demikian, data yang paling aman hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki izin tersebut.

Dalam kasus perusahaan yang pekerjaannya ditujukan untuk pembelian dan penjualan produk, sistem ini diterapkan  terutama untuk mengelola inventaris mereka  .

Cara membuat atau membuat inventaris dan faktur di Access

Proses ini tidak serumit kelihatannya. Apa yang harus Anda miliki adalah  diagram data yang ditangani  dalam bisnis yang membuat sistem inventaris dan faktur tersebut. Nah, prosesnya dibagi menjadi beberapa thread untuk mengikuti langkah-langkah ini.

pembuatan database

Pertama-tama kita harus membuat databasenya. Ini mirip dengan apa yang dilakukan di toko musik, makanan, pakaian, sepatu antara lain. Langkah yang hampir sama harus diikuti. Kami akan menemukan perbedaannya saat menunjukkan tabel  dan data yang akan dikandung oleh masing-masing tabel ini.

Untuk mengetahui data yang akan digunakan dalam sistem, maka  perlu dibuat diagram entity-relationship  . Di mana kami menyajikan semua data yang harus ada di database kami dan kami melakukan normalisasi masing-masing. Jadi, dengan menghubungkannya, kami dapat memastikan bahwa tidak ada data duplikat yang ditemukan dan database dinormalisasi.

Desain sistem inventaris dan faktur

Untuk ini, kita harus memperhitungkan banyak faktor yang mengintervensi proses di dalam perusahaan. Dengan demikian, aktor-aktor yang akan berinteraksi dengan sistem dapat didefinisikan sesuai dengan perannya. Pada gilirannya, langkah ini memungkinkan Anda untuk mengetahui  izin akses yang akan dimiliki orang-orang ini  . Dengan cara ini, Access akan meminta akses ke pengguna dan tergantung pada levelnya, akan menjadi cara di mana ia mengelola untuk berinteraksi dengan sistem tersebut.

Pengembangan antarmuka dengan Access

Sesuatu yang menjadi ciri Access adalah  keserbagunaannya untuk mengimplementasikan antarmuka pengguna grafis  , pada saat yang sama dapat mengembangkan interaksi yang akan dimiliki data saat masuk dan keluar dari database. Jadi, kita harus menentukan setiap tampilan yang akan dimiliki sistem dan cara masing-masing akan menangani data untuk membuat koneksi dengan database.

Bagian ini biasanya merupakan salah satu yang terpanjang dan paling kompleks karena tingginya tingkat pekerjaan yang diperlukan untuk mendapatkan operasi sistem yang benar. Sesuatu yang harus kita perhitungkan selama proses ini adalah memiliki  semua fungsi sistem inventaris yang  ditetapkan sejak awal, untuk menetapkan tujuan.

Ingatlah untuk menambahkan di antara opsi kemungkinan membuat cadangan database di Access . Jadi  Anda bisa memiliki keamanan  yang lebih besar sehingga data Anda tidak akan hilang.

Membuat faktur dan laporan laporan

Langkah ini termasuk produk nyata yang ingin Anda dapatkan, mengenai faktur, menggunakan Word, kami dapat  mengakses informasi yang ada di database  Access  kami  dan membuat format faktur yang kami butuhkan. Namun, kami juga dapat membuat laporan di Access secara langsung.

Tentunya kita harus ingat bahwa  invoice dibuat sesuai dengan peraturan  yang berlaku di masing-masing negara. Oleh karena itu, Anda harus memperhitungkannya saat menentukan format.

Dalam hal laporan, ini tergantung pada kebutuhan Anda. Nah, Anda bisa  mendapatkan laporan penjualan  , pelanggan, produk dalam persediaan dan banyak lagi. Anda dapat menggunakan semua data yang diperlukan.