Pentingnya Teknologi Informasi dalam Akuntansi

By | December 13, 2021
0 Comment

Teknologi informasi dalam akuntansi

Akuntansi adalah komponen utama dari setiap sistem manajemen fasilitas. Informasi akuntansi digunakan oleh berbagai kategori personel perusahaan untuk membuat keputusan manajemen: manajer, ekonom, pemodal, penyelenggara produksi, dll. Informasi akuntansi dalam bentuk laporan – neraca, lampiran analisis akuntansi – juga diperlukan untuk pengguna eksternal – ketiga -organisasi dan perusahaan pihak, otoritas pajak, otoritas, investor, dll. Banyak keputusan manajemen bergantung pada informasi akuntansi, dan sistem informasi akuntansi memiliki dampak paling signifikan terhadap efektivitas otomatisasi manajemen.

Akuntansi  adalah sistem yang teratur untuk mengumpulkan, memantau, mengukur, mendaftarkan, memproses, dan menerima informasi dalam istilah moneter tentang properti, kewajiban, dan operasi bisnis suatu entitas ekonomi dan pergerakannya melalui akuntansi berkelanjutan, berkelanjutan, dan dokumenter.

Definisi ini mengungkapkan:

  • lingkup akuntansi – aktivitas ekonomi suatu entitas ekonomi, akuntansi dibatasi oleh kerangka proses bisnis internal;
  • objek akuntansi – properti, ekuitas, kewajiban, hutang dari organisasi lain, transaksi bisnis;
  • signifikansi independen akuntansi dalam kaitannya dengan statistik dan operasional;
  • tahapan utama proses akuntansi – pengamatan, pengukuran, pendaftaran, penyimpanan, pemrosesan, transmisi data;
  • format penyajian informasi – moneter, material alami;
  • metode akuntansi – berkelanjutan (semua transaksi bisnis diperhitungkan), berkelanjutan (akuntansi disimpan dari saat pendaftaran organisasi dan hingga reorganisasi atau likuidasi sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia), dokumenter (berdasarkan dokumen) .

Kekhususan akuntansi adalah wajib untuk semua badan hukum di wilayah negara (untuk masyarakat dan warga negara yang melakukan kegiatan wirausaha tanpa membentuk badan hukum, wajib menyimpan catatan pendapatan dan pengeluaran dan menyiapkan laporan – pengembalian pajak ).

Sistem informasi akuntansi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:

  • dasar metodologis yang benar untuk membangun indikator yang direncanakan dan akuntansi;
  • cakupan semua proses bisnis dan operasi;
  • keandalan, kelengkapan, keakuratan data akuntansi, efisiensi operasi akuntansi;
  • efektivitas organisasi akuntansi.

Terlepas dari beberapa perbedaan dalam produk perangkat lunak masing-masing perusahaan (perusahaan) yang menerapkan fungsi akuntansi, komposisi set tugas akuntansi untuk perusahaan industri berikut dapat dibedakan.

  1. Transaksi tunai dan penyelesaian dan keuangan (transaksi tunai, transaksi dengan bank, penyelesaian dengan orang yang bertanggung jawab, akuntansi multicurrency, penyelesaian dengan debitur dan kreditur, deposan, penyelesaian dengan pemegang saham, pendiri, penyelesaian klaim dan pembayaran di luar anggaran, penyelesaian dengan anggaran , pembayaran untuk pinjaman).
  2. Akuntansi untuk aset material (integrasi dengan tugas “akuntansi gudang”, penerimaan bahan di gudang, akuntansi untuk pengeluaran bahan untuk produksi, pelepasan bahan ke luar, revaluasi aset material, akuntansi bahan dengan harga berbeda; persiapan lembar analisis pergerakan aset material, inventarisasi material) …
  3. Akuntansi tenaga kerja dan upah (integrasi dengan subsistem fungsional “Personil”, penggajian otomatis untuk berbagai sistem pembayaran dan pengurangan darinya; persiapan penyelesaian dan dokumentasi pembayaran, persiapan dokumentasi pembayaran untuk pajak ke anggaran).
  4. Akuntansi untuk aset tetap dan tindakan tidak berwujud (pembuatan kartu inventaris elektronik, akuntansi untuk pergerakan aset tetap dan aset tidak berwujud (aset tidak berwujud); akrual pengurangan penyusutan, revaluasi dan inventarisasi aset tetap dan aset tidak berwujud, penghapusan aset tetap , sewa, komisioning aset tetap).
  5. Akuntansi untuk pelepasan, pengiriman dan penjualan produk jadi. Kompleks ini dikaitkan dengan fungsi manajemen produksi, kontrak untuk pasokan produk jadi, operasi pemasaran, dan penyelesaian keuangan dengan pelanggan.
  6. Akuntansi untuk biaya produksi, informasi yang berkaitan dengan fungsi manajemen produksi, serta dengan kompleks tugas akuntansi seperti menghitung tenaga kerja dan upah, menghitung nilai material, menghitung aset tetap, dll. Kompleks ini menyediakan perhitungan biaya produksi, akuntansi untuk biaya produk produksi utama dan tambahan dengan item pengeluaran, dll.
  7. Laporan keuangan; dalam kompleks ini, lembaran akuntansi sintetis dibentuk dan laporan keuangan disusun; memiliki hubungan informasi yang erat dengan semua rangkaian tugas akuntansi.

Teknologi pemrosesan elektronik tugas akuntansi adalah serangkaian operasi manusia-mesin yang diatur secara ketat yang dilakukan dalam urutan tertentu – dari saat membuat dokumen akuntansi utama hingga persiapan laporan keuangan konsolidasi.

Pada tahap ini, teknologi informasi komputer telah berkembang, dibuat atas dasar pemrosesan tugas akuntansi yang terdesentralisasi. Fitur-fiturnya meliputi:

  • penggunaan komputer pribadi; penyelesaian masalah dilakukan oleh akuntan langsung di tempat kerjanya;
  • pembentukan jaringan komputer lokal dan bertingkat, menyediakan pemrosesan terintegrasi tugas ekonomi dari berbagai divisi perusahaan (organisasi, perusahaan);
  • peningkatan yang signifikan dalam komposisi perhitungan akuntansi yang dilakukan oleh komputer;
  • pembuatan basis data terdistribusi terpadu dari suatu perusahaan (organisasi) untuk berbagai departemen;
  • kemungkinan pembentukan PC dokumen akuntansi utama, yang memastikan transisi ke teknologi tanpa kertas dan mengurangi kerumitan operasi untuk mengumpulkan dan mendaftarkan dokumen;
  • integrasi solusi kompleks masalah akuntansi;
  • kemungkinan penyelenggaraan layanan informasi dan referensi bagi akuntan.

Semua operasi proses teknologi dilakukan pada PC secara berurutan, di satu stasiun kerja, sesuai dengan blok menu program.

Dasar untuk memproses tugas akuntansi adalah susunan informasi di luar mesin dan di dalam mesin.

 Array informasi di luar mesin dikaitkan dengan proses pengumpulan dan pencatatan informasi dalam dokumen primer. Saat menggunakan PC, dimungkinkan untuk mengotomatiskan proses pembuatan dokumen. Namun, kemungkinan penerimaan di PC dan dokumen utama yang diisi secara manual tidak dikecualikan.

Dukungan  informasi intramachine adalah file informasi variabel dan kondisional konstan pada media komputer dan dalam memori sistem dalam bentuk database. File informasi variabel dibentuk berdasarkan data dokumen utama dan digunakan untuk memecahkan masalah ekonomi dalam periode tertentu (misalnya, susunan pesanan kerja, pesanan tanda terima, pesanan arus kas, faktur, dll.).

File informasi permanen bersyarat dibuat sekali selama implementasi proyek, digunakan berulang kali dan dikoreksi secara sistematis. Ini termasuk susunan berbagai standar, data referensi, kartu inventaris untuk akuntansi aset tetap, kartu pribadi karyawan, dll.

Daftar kemungkinan tugas akuntansi yang harus diselesaikan ditentukan oleh menu program, yang ditampilkan di layar setelah menyalakan komputer. Menu adalah daftar blok (modul) program, di mana setiap modul melakukan fungsi tertentu dari proses teknologi, mulai dari input dokumen utama dan diakhiri dengan penyusunan ringkasan laporan.

Software Akuntansi IS

Pengembangan dan pembuatan SI akuntansi adalah tugas utama untuk mengotomatisasi manajemen perusahaan mana pun. Karakteristik objek manajemen, fitur bentuk organisasi akuntansi dan kebijakan akuntansi, skala perusahaan dan faktor-faktor lain memiliki pengaruh yang menentukan pada pengembangan IP, di satu sisi, dan pilihan serta dukungan teknologi informasi dalam akuntansi, di sisi lain.

Masalah berikut muncul sebelum pengembang akuntansi IS:

  • pilihan metodologi untuk pengembangan IS akuntansi:
  • opsi 1 – adaptasi paket perangkat lunak tipikal dengan kondisi aplikasi tertentu;
  • Opsi 2 – pengembangan IS “kustom” (“dari awal”);
  • pilihan produk perangkat lunak (opsi 1) atau pilihan perangkat lunak dan teknologi desain untuk akuntansi dan akuntansi (opsi 2);
  • pembuktian konfigurasi IS akuntansi (komposisi fungsi otomatis dan stasiun kerja akuntan);
  • pembuktian arsitektur teknologi informasi akuntansi SI;
  • tingkat integrasi SI akuntansi dengan subsistem fungsional lainnya – SI akuntansi independen, subsistem sebagai bagian dari SI terintegrasi perusahaan, komponen SI perusahaan;
  • pembatasan biaya IP dan waktu pembuatannya. Sistem informasi akuntansi dan perangkat lunak otomasi akuntansi yang digunakan terus ditingkatkan karena munculnya mesin baru, perkembangan teknologi informasi, perubahan kerangka hukum akuntansi. Pasar perangkat lunak akuntansi untuk komputer pribadi mulai terbentuk pada akhir 1980-an, tetapi tidak berhenti mengisi dengan produk perangkat lunak baru (penggantian versi, konfigurasi, perluasan teknologi informasi yang tersedia, dll.) dan sekarang.

Ini adalah kelas perangkat lunak aplikasi fungsional yang paling representatif, yang mencakup beberapa ribu perusahaan yang melakukan:

1) pengembangan dan distribusi (penjualan) produk perangkat lunak baru untuk IP akuntansi;

2) adaptasi (penyesuaian) program akuntansi standar untuk akuntansi Federasi Rusia;

3) pembuatan IS akuntansi (implementasi);

4) layanan konsultasi untuk desain sistem akuntansi komputer (KSBU), pilihan perangkat lunak, dukungan untuk “hot line”;

5) pembuatan literatur pendidikan dan metodologi, program pelatihan dan demonstrasi.

Peringkat perusahaan yang terkait dengan produk perangkat lunak untuk IP akuntansi

Pemimpin tak terbantahkan di antara pengembang adalah 1C: Enterprise.

Saat memilih program untuk membuat SI akuntansi, program tersebut dianalisis dan dibandingkan dengan sejumlah parameter yang mempengaruhi penerapan model akuntansi versi komputer dan menentukan dasar teknologi informasi untuk membangun SI.

  1. Metodologi IP akuntansi :

1) dukungan metodologis untuk implementasi dan akuntansi aturan regulasi sistem akuntansi di Federasi Rusia di IS;

2) menetapkan kebijakan akuntansi perusahaan:

  • pemilihan atribut akun;
  • pembentukan bagan akun kerja;
  • pilihan bentuk akuntansi;
  • pemilihan metode untuk menghitung penyusutan aset tetap dan amortisasi aset tidak berwujud;
  • pemilihan metode akuntansi untuk persediaan – pada biaya aktual, pada harga akuntansi; metode penghapusan biaya produksi;
  • pilihan metode untuk menilai stok produksi yang dikonsumsi, barang jadi, barang dalam proses; dll.;

3) menyiapkan buku referensi akuntansi analitis;

4) menyiapkan operasi standar dan template untuk entri akuntansi;

5) menyiapkan bentuk standar dokumen akuntansi utama;

6) menyiapkan laporan standar (eksternal dan internal);

7) penerapan persyaratan standar akuntansi internasional; dan sebagainya.

  1. teknologi informasi :

1) platform perangkat keras dan perangkat lunak untuk IS akuntansi;

2) arsitektur teknologi informasi dari kompleks perangkat lunak;

3) arsitektur modular dari paket perangkat lunak;

4) kemungkinan penggunaan modul perangkat lunak secara mandiri;

5) konfigurator struktur fungsional akuntansi SI;

6) struktur database, karakteristik DBMS;

7) perlindungan IP dan fungsi database;

8) alat administrasi DB;

9) alat untuk pengembangan antarmuka pengguna, pengembangan fungsionalitas SI;

10) interaksi informasi dengan IS skala perusahaan lainnya, IS eksternal (teknologi dan format pertukaran data);

11) teknologi desain, implementasi dan pemeliharaan SI;

12) persyaratan kualifikasi personel SI.

Sistem informasi komputer menyediakan penerapan teknologi informasi akuntansi standar.

  1. Pembuatan transaksi bisnis standar yang berisi template untuk entri akuntansi. Menyiapkan korespondensi transaksi akuntansi ke bagan kerja akun.
  2. Menghubungkan detail posting tambahan dengan buku referensi akun analitis.
  3. Pembentukan teks komentar standar untuk entri akuntansi.
  4. Penyampaian informasi dokumen akuntansi utama dalam bentuk elektronik menggunakan input di layar dan formulir pengeditan.
  5. Dukungan akuntansi mata uang (template posting berisi rincian kode jenis mata uang, nilai tukar, yang menjadi dasar penghitungan jumlah mata uang posting).
  6. Pembentukan register kredensial utama dari berbagai kelas:
  • “Transaksi” – adalah register akuntansi utama, berisi entri akuntansi, korespondensi akun, jumlah transaksi;
  • “Operasi” – berisi informasi tentang transaksi bisnis yang terdaftar dalam akuntansi (operasi sesuai dengan operasi biasa, berkat entri akuntansi yang secara otomatis dibuat dalam daftar “Transaksi”; dengan demikian, entri grup dan pengeditan transaksi transaksi disediakan). Ada larangan mengedit langsung entri akuntansi, kecuali melalui pengeditan operasi itu sendiri. Ini memastikan biaya minimal dan penyesuaian kredensial yang benar. Operasi tipikal biasanya dikelompokkan berdasarkan area akuntansi, terkait dengan AWS fungsional tertentu dari akuntan;
  • “Dokumen” – berisi informasi dokumen utama yang dibuat sesuai dengan formulir standar (setiap bentuk standar dokumen mengasumsikan tautan dengan operasi khas, oleh karena itu, saat mendaftarkan dokumen, entri secara otomatis dibuat di “Operasi” dan “Transaksi” ” register). Opsi untuk memasukkan kredensial ini adalah yang paling disukai, karena mendokumentasikan transaksi bisnis dan memproses posting ke dalam akuntansi dilakukan hampir bersamaan, tetapi Anda juga dapat membaginya dalam waktu: pertama-tama siapkan dokumen, dan kemudian proses menjadi akuntansi. Mengedit entri akuntansi atau transaksi secara langsung, melewati pengeditan dokumen utama yang disiapkan, dilarang; pengeditan dilakukan bukan dengan garis merah, tetapi dengan menyusun dokumen untuk perubahan.
  1. Kontrol terprogram atas keakuratan dan kelengkapan input data akuntansi utama, termasuk memeriksa korespondensi akun menggunakan “entri akuntansi yang benar”.
  2. Akses resmi ke database saat memasukkan dan mengedit kredensial.
  3. Agregasi dan penyaringan entri akuntansi, operasi dan dokumen untuk tujuan pemilihan, analisis, pengeditan, penyalinan, dll.
  4. Pengisian otomatis formulir standar pelaporan eksternal (neraca, lampiran neraca, kartu pajak, deklarasi pendapatan, sertifikat Dana Pensiun Federasi Rusia, formulir pelaporan statistik, dll.).
  5. Impor dan ekspor data basis data, bentuk dokumen individual, termasuk pelaporan.
  6. Akses ke produk perangkat lunak perkantoran (editor teks, spreadsheet, browser, email, organizer, dll.).

Ada hubungan antara skala perusahaan dan jenis arsitektur TI akuntansi IS. Ketergantungan ini disebabkan oleh kebutuhan akan teknologi informasi untuk implementasi fungsi SI, dan tingkat biaya yang wajar untuk pembuatan dan pemeliharaannya, efek dari otomatisasi kontrol.

Semakin kecil skala perusahaan, semakin rendah intensitas arus informasi, akuntansi yang relatif lebih sederhana (lebih sedikit objek akuntansi fisik, tidak perlu mengembangkan akuntansi analitik, perluasan bagan akun, dll.), meskipun penyimpangan dari pola ini mungkin. Untuk kelas perusahaan ini, teknologi informasi standar dan murah digunakan.

Untuk perusahaan besar, IP akuntansi harus diselaraskan dengan solusi TI secara keseluruhan, IP perusahaan. Di sisi lain, skala perusahaan menentukan persyaratan objektif untuk SI akuntansi, yaitu: dukungan untuk teknologi jaringan, pekerjaan simultan dengan tim akuntan besar, pembuatan database skala besar, implementasi model akuntansi yang dikembangkan, dll.

Cakupan terbesar untuk pilihan teknologi informasi ada dalam penciptaan IS akuntansi untuk menengah dan beberapa perusahaan besar.

Produk perangkat lunak untuk membuat IS akuntansi berbeda dalam kelengkapan fungsi akuntansi, integrasinya:

1) produk perangkat lunak untuk otomatisasi lokal area akuntansi tertentu;

2) produk perangkat lunak untuk otomatisasi akuntansi yang kompleks;

3) produk perangkat lunak yang mendukung SI akuntansi dalam hubungannya dengan SI lain –  SI fungsional gabungan  (SI akuntansi + perdagangan, SI akuntansi + gudang, sistem akuntansi + manajemen penjualan, akuntansi + SI akuntansi SDM, dll.);

4) IS akuntansi terintegrasi penuh dengan semua fungsi manajemen perusahaan.

Produk perangkat lunak untuk membuat IS akuntansi, sebagai suatu peraturan, memiliki arsitektur modular, dimungkinkan untuk menggunakan modul terpisah (blok, loop kontrol) secara mandiri.

Sistem informasi akuntansi diimplementasikan dalam bentuk tempat kerja otomatis untuk akuntan. Workstation terpisah didukung oleh modul perangkat lunak, dapat bekerja baik secara terpisah maupun terintegrasi dengan workstation lain.

Fitur karakteristik produk perangkat lunak untuk membuat sistem informasi akuntansi adalah “tingkat” kebebasan dalam memilih komponen teknologi informasi (seperti DBMS, arsitektur jaringan, alat desain, dll.). Dalam beberapa paket perangkat lunak, solusi metodologis dan teknologi informasi tidak dapat dimodifikasi. Produk perangkat lunak IS yang paling menjanjikan untuk akuntansi adalah berorientasi multi-platform, memungkinkan penggantian komponen perangkat lunak dasar dan umum, modernisasi modul fungsional.